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Aperçu

Les documents contiennent des informations qui constituent une ressource précieuse et un atout important pour l'entreprise. Une approche systématique de la gestion des documents est essentielle pour que les organisations et la société protègent et préservent les documents comme preuves d'actions. Un système de gestion des documents se traduit par une source d'information sur les activités commerciales qui peuvent appuyer les activités et décisions d'affaires ultérieures, ainsi que la responsabilisation des parties prenantes actuelles et futures.

Les documents permettent aux organisations de:

  • Diriger les affaires d'une manière ordonnée, efficace et responsable.
  • Appuyer et documenter la formation de politiques et la prise de décisions managériales
  • Faciliter la performance efficace des activités dans toute l'organisation.
  • Respecter les exigences législatives et réglementaires, y compris les activités d'archivage, d'audit et de surveillance.
  • Protéger les intérêts de l'organisation et les droits des employés, des clients et des parties prenantes actuelles et futures.
  • Fournir des preuves d'activités commerciales, personnelles et culturelles.
  • Maintenir la mémoire corporative, personnelle ou collective.
  • Fournir des services de manière cohérente et équitable.
  • Assurer la cohérence, la continuité et la productivité de la gestion et de l'administration.
  • Assurer la continuité en cas de sinistre.
  • Fournir une protection et un soutien dans les litiges, y compris la gestion des risques associés à l'existence ou à l'absence de preuves d'activités organisationnelles.
  • Soutenir et documenter les activités, développements et réalisations actuels et futurs de recherche et développement, ainsi que les recherches historiques.
  • Établir l'identité commerciale, personnelle et culturelle.

Avantages

OpenKM Document Management System vous aide à régir la pratique des gestionnaires de documents et de toute personne qui crée ou utilise des documents dans le cadre de leurs activités commerciales.

OpenKM Document Management aide votre organisation à:

  • Définition de politiques et de normes.
  • Établir et promulguer des procédures et des lignes directrices.
  • Conception, mise en œuvre et administration de systèmes spécialisés de gestion de documents.
  • Assigner les responsabilités et les autorités.
  • Fournir une gamme de services liés à la gestion et à l'utilisation des documents.
  • Intégration de la gestion des documents dans les systèmes et processus métier.

Caractéristiques

Catalogage automatique

Les tâches OpenKM sont basées sur des événements documentaires - comme le concept de paradigme de pare-feu, valident les règles et appliquent certaines actions - vous permettent de définir automatiquement votre logique métier. Vous pouvez définir des règles basées sur des événements et par exemple déplacer le document vers une nouvelle destination, modifier la sécurité, appliquer des transformations de document (conversion au format PDF avec compression group4) entre autres. Grâce à l'architecture du plug-in OpenKM, il est possible de le rendre facilement extensible.

Capture automatique des métadonnées

OpenKM Zone OCR est une capture de données et un traitement de documents. Il est conçu pour transformer des flux de documents de toute structure en données prêts à l'emploi. Grâce à l'architecture OpenKM, il est possible de s'intégrer à des technologies commerciales comme Abby Flexicapture, Kofax et Cognitive Forms entre autres.

OCR

Reconnaissance optique de caractères, ou OCR, est une technologie qui vous permet de convertir différents types de documents, tels que des documents papier numérisés, des fichiers PDF ou des images capturées par un appareil photo numérique en données modifiables et consultables. Grâce à l'architecture OpenKM, il est possible d'intégrer la plupart des moteurs OCR open source et commercial.

Modules

  • Multitenant.
  • Archiver courrier.
  • Signature numérique.
  • Cryptographie
  • Moteur BPM intégré.
  • Timbre
  • Moteur de rapport.
  • Gestionnaire de tâches et calendrier.

Aperçu avancé

Il existe des extensions disponibles pour la prévisualisation des fichiers AutoCAD et DICOM. Grâce à l'architecture OpenKM plug-in, il est possible de la rendre facilement extensible à d'autres formats.

Contrôle de version

Le contrôle de version est la gestion des modifications apportées aux documents. Les changements sont habituellement identifiés par un code de nombre ou de lettre, appelé «numéro de révision». Chaque révision est associée à un horodatage et à la personne qui effectue le changement. Les révisions peuvent être comparées graphiquement, restaurées.

Suivi

OpenKM offre une piste d'audit complète et configurable. Avec elle, vous avez des preuves documentaires de la séquence des activités qui ont affecté à tout moment une opération, une procédure ou un événement spécifique.

Lecture de codes à barres

Le module de code à barres prend en charge les formats suivants: Codebar, Code 39, Code 93, Code 128, EAN-8 et EAN-13, ITF-14, UPC-A et UPC-A, RSS-14, RSS étendu, Data Matrix, PDF417 , QR Code et Aztec. Grâce à l'architecture OpenKM plug-in, il est possible de la rendre facilement extensible à d'autres formats.

Services Web

REST et CMIS.

La mise en réseau

Les protocoles CIFS, FTP et WebDAV sont pris en charge.

Intégrations

OpenKM peut être rapidement intégré à une application tierce. Il existe des intégrations disponibles avec Bonitasoft BPM, Microsoft Office, Vtiger entre autres.

OMR

Reconnaissance de marque optique est la lecture des ovales et des cases à cocher sur les formulaires et les documents. Le lecteur optique de marque est un dispositif de balayage utilisé pour lire la configuration de documents avec des zones ou des zones d'OMR.

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