Que rechercher dans un système de gestion documentaire

Que rechercher dans un système de gestion documentaire

Écrit par Mario Zules le 22 novembre 2019

Alors que les organisations continuent de traiter de grandes quantités de données et que les lois et les réglementations évoluent, le besoin de logiciels de gestion des enregistrements sécurisés est devenu plus impératif. Cependant, choisir un système de gestion électronique des documents idéal pour votre entreprise peut être une tâche ardue pour la plupart des propriétaires d’entreprise et des chefs de projet.

Dans cet article, nous analysons les caractéristiques essentielles d’un bon système de gestion de documents. Plongeons.

Quelles sont les caractéristiques d'un bon système de gestion de documents?

Comme prévu, il existe de nombreux logiciels de gestion électronique de documents sur le marché, qui ne sont pas tous identiques. Une plate-forme bien conçue doit respecter les normes suivantes:

Il permet l'utilisation d'outils de collaboration

Un système de gestion documentaire avec des fonctionnalités collaboratives intégrées améliore, dans la plupart des cas, la productivité. Ces outils incluent, entre autres, des applications de messagerie, des rappels et des calendriers.

Avoir accès en infonuagique

Un système de gestion documentaire basé sur le cloud permet à votre entreprise de stocker des actifs numériques sur des serveurs distants. Aujourd'hui, de plus en plus d'organisations optent pour la documentation en ligne en raison de leur flexibilité inégalée qui améliore la productivité et génère de grands avantages.

Il intègre l'intelligence artificielle

Un logiciel de gestion électronique des documents capable de récupérer intelligemment vos documents vous permet, à vous et à votre équipe, de gagner beaucoup de temps et d’améliorer la productivité. Par conséquent, un système efficace fournit des fonctionnalités de qualification, d’étiquetage et de catégorisation, qui peuvent aider à la récupération de fichiers. De plus, cela augmente l'informatique décisionnelle de votre organisation, car cela peut permettre l'analyse de documents électroniques stockés pour fournir des informations lors de processus métier.

Interface conviviale

Une interface utilisateur complexe peut être un véritable casse-tête. Les employés utilisent régulièrement le système de gestion de documents lorsqu'ils travaillent avec leurs fichiers électroniques. Il est donc prudent que votre logiciel dispose d'une interface utilisateur attrayante. De plus, il doit être simple et facile à utiliser. Plus le logiciel est simple, mieux c'est.

Un moteur de recherche puissant

La lenteur pour l’accès aux ressources numériques peut constituer un obstacle important au succès de votre entreprise, car elle peut réduire la productivité de votre organisation. Vous devez investir dans un système doté d'une fonction de recherche robuste qui vous permet de rechercher rapidement des documents électroniques pour garantir des performances élevées.

Contrôle de versions

Cette fonctionnalité vous permettra de parcourir rapidement une grande variété de documents stockés dans votre système de gestion électronique des documents, même s'ils contiennent plusieurs versions. Par exemple, il permet le stockage de différents formats de fichiers, tels que XML, PDF et .docx, entre autres. Ainsi, vous pouvez revenir à votre fichier précédent, apporter des modifications s’il ya lieu, sans trop de soucis ou supprimer complètement le document.

Il permet également d'accéder facilement à vos documents électroniques via une grande variété de supports, tels que les appareils mobiles, les ordinateurs et les tablettes, entre autres. ce qui permet l'automatisation du flux de travail.

Il dispose de contrôles de sécurité documentaires

Le système de gestion documentaire qui fournit des autorisations individuelles lors de l'accès aux enregistrements contribue grandement à assurer la sécurité. Ceci peut être réalisé grâce à l'utilisation de mots de passe permettant l'accès au système en fonction du niveau de l'utilisateur.

Les systèmes de gestion de documents solides permettent aux administrateurs de contenu ou aux administrateurs systèmes de définir des autorisations pour chaque employé. De cette manière, vous gardez le contrôle et empêchez tout accès non autorisé ou toute modification des documents numériques stockés.

Prend en charges tous les types de formats de fichiers

Avec la technologie en constante évolution, de nouveaux formats de fichiers continuent à émerger. Par conséquent, vous avez besoin d’un système de gestion de documents capable de gérer de telles éventualités au lieu de le faire glisser vers le bureau de votre ordinateur.

Un système de gestion de documents adéquat permet le stockage de différents types de documents. Il est également en mesure de stocker et de gérer des fichiers multimédias standard et riches, sans aucun problème de performances.

Accès via des appareils mobiles

Votre gestionnaire de documents devrait non seulement vous permettre d'accéder à toutes vos données sans quitter votre bureau, mais également vous permettre d'accéder à des documents numériques de n'importe où dans le monde avec une connexion Internet. La flexibilité offerte par ceci améliore la productivité à long terme.

Permet des transferts de fichiers sécurisés

En plus de faciliter le partage de fichiers, un système de gestion de documents doit assurer un transit sécurisé. Les solutions de gestion de contenu d'entreprise utilisant un logiciel de haut niveau et un cryptage de sécurité constituent votre meilleure option.

OpenKM utilise une approche de gestion de documents basée sur le cloud pour stocker et gérer les actifs numériques. Il est également vendu dans une version pour serveur local. La particularité de ce système de gestion de documents est son incroyable flexibilité. Vous pouvez collaborer et travailler avec votre équipe simultanément et partager facilement des commentaires.

Peut-être serait-il également essentiel de mentionner qu'OpenKM gère tous les aspects du flux de travail. Par conséquent, vous n'avez pas à vous soucier du formatage, de la numérotation ou de la conception. En outre, le système de gestion documentaire peut être intégré à d’autres plates-formes, notamment grâce à ses SDK en Java, PHP et .NET et à son API complète. En général, il se classe parmi les meilleurs systèmes de gestion de documents en raison de son excellente fonctionnalité. Demander une démo ici.

Conclusion

Dans cette publication, nous avons mis en évidence les éléments à rechercher dans un système de gestion de documents. Le meilleur système de gestion de documents de votre entreprise signifie: productivité accrue, sécurité accrue de vos actifs numériques, flux de travail amélioré, synchronisation dans le cloud et accès aisé à vos documents depuis n'importe quel appareil.

Quel que soit le système que vous choisissez, assurez-vous qu'il vous simplifie la vie, réduit l'encombrement des documents et augmente les performances de votre entreprise.