Plan de fichiers

Plan de fichiers

Écrit par Ana Canteli le 19 juin 2020

Nous savons tous ce que c'est que de travailler avec des informations et de la documentation, presque quel que soit le travail que nous effectuons.

Du commerçant qui dirige une entreprise d'articles ménagers, au responsable logistique d'une conserverie, en passant par l'administratif d'un centre d'enseignement, pour ne citer que quelques exemples. Dans chacune de ces organisations, les informations sont traitées en quantité, qualité et formats différents.. Quelque chose qui au premier abord peut ne pas sembler très important. En fin de compte, chacun des emplois susmentionnés est responsable de différentes choses : fournir du matériel pour les réparations domestiques, entretenir et surveiller les canaux de distribution et de stockage, ou gérer la documentation générée par les étudiants et les enseignants. Mais avec le temps, il peut devenir indispensable. Surtout, lorsqu'elle est plus qu'une source d'information, elle devient la source de nombreux maux de tête. Car face à une réclamation, une demande ou encore une inspection, comment être sûr que les informations que nous fournissons sont correctes ? Comment prouver que nous l'avons géré et stocké correctement ? Dans des circonstances comme celles-ci, il peut être intéressant d'avoir un plan de classement.

Qu'est-ce qu'un plan de fichiers ?

Un plan de fichiers est un outil qui permet une gestion efficace de tous les contenus de l'organisation.

Le plan de fichiers décrit l'organisation des enregistrements depuis leur création ou leur réception dans le système de gestion des documents et des enregistrements jusqu'à leur élimination finale.

Nous entendons par enregistrements les documents électroniques qui reflètent les activités ou les événements qui se sont produits dans l'organisation et qui seront considérés comme des preuves. Un objet atteint l'état d' enregistrement lorsqu'il est terminé et ne sera plus modifié dans le temps. Lorsque l'état d'un objet est Record, il ne peut pas être modifié.

Le projet d'archives contiendra les différents types de documents, comment ils sont identifiés, où ils doivent être stockés, comment ils doivent être indexés pour être récupérés ; et des informations spécifiques sur la disposition finale, approuvées pour chaque dossier. La provision est utilisée pour gérer les contenus au moment où ils ont atteint la fin de leur vie utile selon les normes, usages ou lois.

Pourquoi ai-je besoin d'un plan de fichiers ?

Le plan d'archivage est un instrument d'archivage puissant qui, en gestion documentaire, peut offrir une multitude d' avantages fonctionnels, opérationnels et stratégiques .

Les tâches d'archivage deviennent moins fastidieuses ou difficiles puisque l'organisation dispose d'un cadre d'action bien défini, qu'elle peut facilement mettre en œuvre dans le système de gestion documentaire de l'entité. Cela permet de savoir plus facilement comment gérer le contenu, comment le catégoriser ou le classer. Trouver ou récupérer les informations dont vous avez besoin n'est plus un problème, car le plan de classement permet de définir en détail comment le contenu de l'organisation est indexé. De plus, les utilisateurs ont la garantie de l'intégrité et de la continuité du projet d'archivage, puisque les plans d'archivage sont conçus pour pallier les changements de personnel, tout en assurant le maintien et l'exercice de bonnes pratiques.

La mise en œuvre d'un projet d'archivage offre à son tour des avantages tangibles tels que le gain de temps, la réduction des erreurs humaines ou l'augmentation de l'efficacité et de la productivité des ressources humaines . Les économies de coûts sont également évidentes sur la réduction du besoin d' espace de stockage, l'achat de matériaux et d'équipements pour le dossier physique . Elle procure même des effets positifs en réduisant le risque de litige , puisque l'un des objectifs pour lesquels toute entité est intéressée à en mettre en œuvre est de s'assurer de la conformité légale et réglementaire. Et il peut même fournir une plus grande satisfaction clientou des groupes d'intérêt, dérivés de la meilleure performance du personnel. Sans surprise, il facilite la formation de nouveaux personnels , en plus d'être une source de capital intellectuel.

Mon entreprise a-t-elle besoin d'un plan de classement ?

La réponse, comme c'est souvent le cas pour tout sujet complexe et important, est que cela dépend. L'important est d'identifier le problème que le plan d'archivage résout dans mon organisation.

Un plan d'archivage est un excellent outil d'archivage pour assurer le contrôle.

Si l'entreprise a des problèmes avec les types de documents, le personnel ne sait pas quoi faire avec chaque type de document ou a des doutes sur la façon de procéder avec eux (et encore moins, si les utilisateurs accèdent et travaillent sur des documents et/ou des versions supprimés ou obsolètes, pensant qu'ils sont les bons). Ensuite, il est probablement temps de réaliser un plan d'archivage dans notre organisation. Avec elle, notre société réalisera un audit exhaustif sur le cycle de vie complet du document électronique et/ou de l'enregistrement. Vous pourrez contrôler à tout moment la sécurité appliquée, l'indexation, la catégorisation, le catalogage. Que faire des documents ou des enregistrements en fin de vie utile, qui en est responsable, etc.

Dans tous les cas, il ne faut pas perdre de vue les inconvénients que peut apporter un instrument d'archives de ces caractéristiques. Dans un premier temps, le projet d'archives implique l'investissement de temps et de ressources à la fois pour le démarrer et pour le maintenir à jour sur le long terme. Cela implique également un engagement, tant au niveau personnel que corporatif. Et il faut tenir compte du fait que le contrôle peut être source de rigidité organisationnelle .

C'est pourquoi nous pouvons trouver le système de gestion de documents OpenKM avec ou sans plan de fichiers, car toutes les entreprises n'en auront pas besoin. Une petite ou moyenne organisation, qui n'a pas beaucoup de types de documents, avec un organigramme horizontal peut ne pas avoir autant besoin d'un plan de classement. De cette façon, vous pouvez bénéficier de la flexibilité que sa taille et d'autres qualités offrent et consacrer vos ressources à l'automatisation des processus métier, à la facilitation de la coordination et de la communication de votre personnel ou à l'amélioration du service client avec le reste des fonctionnalités qu'offre OpenKM.

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