Numérisation certifiée

Numérisation certifiée

Écrit par Gaspar Palmer le 22 mai 2020

Pendant de nombreuses années qui passent, je ne cesserai jamais de m'étonner de la façon dont l'administration met tout en œuvre pour les entreprises qui sont sous son joug, créant des situations qui sont tout simplement surréalistes. Il nous semble, si possible, plus illogique que de vivre la crise pandémique que nous subissons tous, cela n'est pas correctement clarifié ; car cela empêcherait le partage de documents papier qui peuvent même être un vecteur de contagion.

Nous nous trouvons encore dans de nombreux environnements commerciaux devant le dilemme de conserver nos factures sur papier, disponibles pour inspection, ou de les transformer et de les conserver au format numérique. Il semble déraisonnable que la réponse à la situation précédente ne soit pas la deuxième alternative en raison des avantages que cela comporte. Par conséquent, nous recommandons de promouvoir la numérisation des documents commerciaux, fiscaux ou de gestion de toute organisation. Les raisons de cette recommandation sont multiples, mais elles peuvent être regroupées en trois grandes catégories :

• Amélioration de l'efficacité administrative de l'organisation.
• Réduction des coûts de conservation des documents originaux.
• Sécurité accrue au niveau de la récupération des données en cas de réclamation et en conformité avec la loi organique sur la protection des données.

Législation

La législation espagnole a envisagé il y a quelques années de formaliser le processus de facturation par le  décret royal 1496/2003, du 28 novembre, qui a consolidé la possibilité d'envoyer des factures par voie électronique. De même, après la publication de la norme  EHA 962/2007 du 10 avrilIl est possible de détruire les factures reçues sur papier, si au préalable un processus de numérisation certifiée a été effectué qui obtient des copies numériques signées électroniquement. Ce processus nécessite un logiciel approuvé qui utilise un certificat numérique et vous permet de conserver les factures numérisées. Cela résout l'un des doutes fréquents dans les domaines des administrations publiques, concernant l'exigence de conservation des originaux imposée par la réglementation et qui est requise par l'IGAE (l'Intervention Générale de l'Administration de l'Etat).

Critique

Tout ce qui touche à la législation, exposé dans le paragraphe précédent, n'a servi qu'à semer la confusion dans des processus qui, par leur nature même, sont suffisamment clarifiés.

Nous sommes favorables à la numérisation des factures, ainsi que de toute autre documentation. De plus, nous considérons que sa diffusion en format numérique comporte trop d'avantages qui ne peuvent être négligés. Cependant, nous ne considérons pas qu'il soit avantageux d'ajouter l'attribut de « certifié » tel que proposé par la législation espagnole . Il est à noter qu'une facture intègre par définition une trace de vérification . Si nous l'avons payé, nous pouvons en demander une copie conforme, in fine, à notre fournisseur. Nous considérons que la fourniture d' un système de gestion de documents tel qu'OpenKM, qui fournit une piste d'audit complètesur tous les mouvements - même par document - effectués dans votre environnement, il apporte une plus grande valeur ajoutée lors de la vérification de l'authenticité des documents  en votre possession, sans faire abstraction de ceux qui ont été intégrés dans votre référentiel par d'autres moyens que la numérisation. Sans oublier qu'à travers une bonne utilisation de celui-ci, et le soutien obligatoire, il permet de garantir sa conservation.

La numérisation des factures est un exercice simple pour une utilisation immédiate et plus performante . Escaneando un documento disponemos de un PDF, fiel al original y dotado de otros atributos que lo hacen muy superior al documento en papel, en cuanto a acceso, durabilidad, conservación, consumo de recursos (tiempo y espacio) y posibilidades de difusión, entre otras avantage.

À notre avis, le problème survient lorsque la numérisation doit être certifiée conformément à la réglementation espagnole stricte sur la facturation électronique et la numérisation certifiée . Ce que nous certifions lors de la signature d'un document électronique, c'est le « processus de conversion » et non le « document lui-même » ; Cela signifie que nous garantissons que le document résultant est fidèle à celui entré dans le scanner, mais nous ne garantissons pas que ce qui est entré dans le scanner est légal, fidèle, original, ou comme nous voulons le définir .

Environnement européen

Dans le contexte actuel qui nous place au sein de l'Union européenne, nous constatons qu'il n'existe pas de réglementation standardisée pour tous les pays, mais que chacun réglemente le document électronique de manière différente et c'est en Espagne où la réglementation est la plus restrictive et bureaucratique .

Tant en Allemagne qu'en France, ils n'exigent pas la certification du document numérisé au moyen d'un certificat numérique ; il suffit de convertir le papier en PDF ou dans un autre format, avec certaines caractéristiques de résolution (n'importe quel scanner ou imprimante multifonction répond aux exigences). Et nous avons un document juridique qui remplace le papier et nous donne une grande efficacité. De manière simple, nous vérifierons son authenticité avec d'autres documents (preuve de paiement, entrée, sortie...) ou avec le témoignage de son émetteur. Ce processus, réalisé au niveau européen, intègre tous les avantages mentionnés ci-dessus, en évitant les inconvénients bureaucratiques et procéduraux que la réglementation en vigueur en Espagne,ce qu'on appelle la numérisation certifiée, nous dénonçons son inutilité et donc rejetons son utilisation pour des raisons de coût et d'efficacité . 

Nous favoriserons toujours l'utilisation d'applications qui nous permettent de maintenir l'authenticité des documents qui sont gérés par leur intermédiaire et dans ce domaine, nous recommanderons l'utilisation de systèmes de gestion de documents tels que OpenKM, en tenant toujours compte des paramètres d'opérabilité et de fonctionnalité, c'est-à-dire rechercher l'efficacité maximale.