Intégration de b2b dans la gestion documentaire

Intégration de b2b dans la gestion documentaire

Écrit par Ana Canteli le 17 Mai 2019

Les entreprises sont immergées dans l'environnement b2b de manière organique. Au début, ils entretiennent des relations commerciales avec quelques fabricants ou un certain nombre de distributeurs; la même chose vaut pour les clients. Dans ces conditions, il est facile ou durable de répondre aux besoins de l’entreprise en même temps que ceux des clients. Mais au fur et à mesure que l'organisation mûrit et se développe, des éléments plus sophistiqués apparaissent, qui rendent la veille stratégique plus complexe: gestion quotidienne, fixation d'objectifs, détection des menaces ou identification des points à améliorer.

Les besoins de gestion, achats, gestion commerciale, maintenance de la chaîne d'approvisionnement, deviennent plus difficiles pour les organisations qui interagissent avec des centaines, voire des milliers de fournisseurs, partenaires et clients, dans le cadre de relations interentreprises (B2B) couvrant 5 continents et impliquant des millions de transactions. Intelligence d'affaires: le bi-système n'a jamais été facile, mais aujourd'hui, il est plus compliqué que jamais et son impact sur les performances de l'entreprise est direct et considérable. Ce qui était autrefois un problème propre aux départements techniques - l’intégration B2B - est devenu un aspect stratégique de l’activité, qui affecte directement le résultat et la capacité de l’entreprise à fournir des produits et des services à ses clients, en offrant une gestion de la protection des données personnelles et une politique de confidentialité fiable.

Les défis de l'environnement b2b

Dans ce contexte, le rôle de la gestion de documents devient pertinent dans la gestion des relations entre entreprises, l'intégration b2b étant reconnue comme une excellente occasion d'améliorer la performance de l'entreprise. dans la mesure où il contribue à réduire les coûts, rationalise les processus électroniquement, améliore la gestion des risques et la conformité réglementaire. Parallèlement, le recours à la gestion des documents contribue à placer les clients au centre de la chaîne de valeur et à créer des relations fructueuses et fructueuses à long terme.

Aujourd'hui. les entreprises continuent à travailler avec des processus lents, manuels et sujets aux erreurs dans les relations avec les partenaires commerciaux. Des stocks insuffisants, des retards, un manque de visibilité et des informations obsolètes ou erronées désorganisent les processus et neutralisent la veille stratégique de l'organisation. Cela a pour conséquence que les partenaires et les clients recherchent un autre fournisseur, tout simplement parce que traiter avec l'entreprise actuelle est compliqué ou inefficace. C'est pourquoi l'intégration b2b doit être considérée comme un processus continu, car de nombreuses organisations qui ont travaillé dans l'intégration se retrouvent avec un ensemble hétérogène de mécanismes qui ne couvrent pas tout le spectre de la chaîne de valeur.

La fragmentation étant courante dans les environnements B2B, il est donc important de ne pas perdre de vue les défis que pose l'intégration dans ce support:

• Réseaux d'entreprises complexes: lorsqu'un problème survient et qu'il n'est pas géré correctement et à temps, notre contact choisit un autre fournisseur et la vente est perdue.

• Augmentation des dépenses: la volatilité de la demande, la présence de chaînes de valeur plus rapide électroniquement, globalement et interconnectées peuvent entraîner des dépenses logistiques élevées, alors que la pression sur les coûts et l'efficacité ne cesse de croître.

• Manque de ressources pour mettre en œuvre et gérer l'environnement b2b: les structures d'entreprise à entreprise de première génération et les systèmes disparates constituent une limite à l'évolutivité de l'intégration; qui empêche les incorporations de partenaires et de clients agiles et gère plus facilement de gros volumes.

Avantages de l'intégration b2b

Malgré la complexité inhérente à l'intégration des relations entre entreprises, les fondements sont relativement simples:

• Établir contact: intégrez les fournisseurs, les partenaires et les clients dans leurs systèmes intégrés de manière sûre et flexible. Le logiciel de gestion de documents OpenKM offre des fonctionnalités qui garantissent une communication sécurisée et en temps réel entre les acteurs impliqués. En outre, la possibilité de créer de nouvelles applications basées sur la technologie Open Source de la solution d'OpenKM facilite la création de portails pour les fournisseurs et les clients, garantissant la mise en œuvre, l'application et la supervision de la politique de confidentialité et de la politique de cookies applicable.

• Automatiser: l'automatisation des processus implique l'élimination du travail manuel ou des composants moins rentables ou moins efficaces d'un processus métier. Sous cet aspect, le logiciel de gestion OpenKM, via les fonctionnalités; automatisation, les flux de travail, Zone OCR et l’archivage des courriers électroniques, permet de rationaliser les processus et d’améliorer les performances des TIC à l’intérieur et à l’extérieur de l’organisation. Il fournit également des modules pour des besoins plus spécifiques tels que la lecture de codes à barres, le module multi-sociétés, la facture électronique, etc. Pour les environnements Web plus développés, la suite de systèmes de gestion de documents OpenKM propose des services Web via SDK en Java, PHP et .NET, ainsi qu'une API complète permettant l'intégration du système de gestion OpenKM dans tout environnement informatique.

• Collaborer: cela devient un élément fondamental dans la résolution du problème de la visibilité et du contrôle en temps réel des processus métiers. Avec le logiciel de gestion de documents OpenKM, l’entreprise peut travailler, à l'interne, sur le gestionnaire de documents, ce qui peut offrir des aspects différents à chaque groupe d’utilisateurs, facilitant ainsi la gestion du contenu. Tous bénéficient de l’utilisation des fonctionnalités collaboratives les plus pertinentes pour chaque scénario.

Ces principes sont applicables à une multitude d'interactions b2b: sélection et localisation de produits et services à partir du catalogue de produits compilé dans le gestionnaire de contenu cms OpenKM et chargé sur le portail d'entreprise; formulaire de contacts, commandes, budgets, formulaires, enregistrement, suivi des commandes et facturation électronique.

Avantages de l'intégration b2b dans la gestion de documents

Les participants des environnements b2b collaborant plus efficacement avec les clients et les fournisseurs, la participation à ces plates-formes devient davantage une exigence qu'une option.

• Toute la chaîne de valeur est gérée dans un environnement personnalisé dans lequel les données sont mises à jour en temps réel. Les informations mises à jour sont correctement référencées et intégrées.
• Chaque utilisateur accède à son espace sur mesure (dans le respect de la politique de confidentialité), ce qui permet aux membres du réseau b2b d'accéder à des informations personnalisées et mises à jour (prix, commandes, réductions, offres ...).
• Améliore la satisfaction client et améliore donc le taux de fidélisation grâce à la facilité de gestion.
• Réduction des coûts en réduisant les coûts de maintenance technique, en minimisant les processus manuels et en amortissant l’infrastructure B2B grâce à la consolidation des processus et des solutions fournies.
• Plus grande capacité d'absorption des pics de transformation et améliorations concurrentielles. Diversification et augmentation du nombre de partenaires.

OpenKM fournira à votre entreprise une solution d'informatique en nuage ou installée sur votre serveur, une plate-forme sur laquelle créer un canal de vente à partir duquel vous pouvez améliorer le contrôle des présences, la gestion du commerce électronique - boutique en ligne et réseaux sociaux - et les processus commerciaux sur le site Web et la recherche d'entreprises.