Gestion documentaire pour PME

Gestion documentaire pour PME

Écrit par Paco Ávila le 20 juin 2019

On sait que les grandes entreprises ont besoin d’un bon logiciel de gestion de documents en raison du grand nombre de documents qu’elles gèrent. Cependant, on oublie que les petites et moyennes entreprises génèrent également de la documentation . En fait, il y a des entités qui sont obligées (de plus en plus) de mener des procédures avec l'administration utilisant des moyens télématiques, ce qui conduit à un renforcement de la gestion de documents dans les PME.

Que peut offrir un logiciel de gestion de documents à une PME?

Quelle que soit sa taille, une entreprise a besoin de services documentaires pour plusieurs raisons, mais les plus évidentes sont la réduction du temps et des coûts liés à la gestion de vos fichiers. Nous verrons ensuite les avantages qu’un GED peut offrir à notre PME:

• Amortissement dans la gestion des fichiers . Si une numérisation des documents de l'entité est réalisée, nous verrons comment le coût en termes de maintenance et de gestion du fichier physique est considérablement réduit.

• Service à la clientèle . Avec la mise en place d'un système de gestion de documents, les processus sont automatisés, ce qui offre une plus grande rapidité de gestion et donc une amélioration considérable des relations avec les clients.

• Efficacité et haut degré de qualification . Grâce à l'informatisation des services, le personnel de la PME accroît son efficacité car les processus sont plus agiles et ne doivent pas effectuer de tâches de classement lourdes.

• Performance . L’un des avantages les plus importants est de ne pas avoir à accéder à la documentation au moyen de lourdes procédures de gestion de la documentation, c’est-à-dire de ralentir l’accès à l’information et, partant, d’inutile perte de temps.

• Socialisation . Un bon logiciel de gestion de documents devrait offrir des ressources permettant aux employés de l'entreprise de communiquer et d'envoyer de la documentation via la même plate-forme sans avoir à recourir à d'autres systèmes.

OpenKM avec les petites et moyennes entreprises

Comme on peut le constater, la mise en œuvre d’un logiciel de gestion de documents dans une PME est plus que considérable. 
Lors de la sélection du meilleur système pour notre entreprise, nous devons prendre en compte tous les points mentionnés ci-dessus, en plus de déterminer si cela répond réellement à nos besoins. 
OpenKM est un outil de gestion de documents parfaitement adapté aux besoins des petites, moyennes et grandes entreprises . C'est-à-dire, quelle que soit la quantité de documentation gérée par la société, grâce à son interface simple et intuitive, toute entité peut en faire usage.