Conservation des documents électroniques

Conservation des documents électroniques

Écrit par Ana Canteli le 17 août 2018

La conservation des documents électroniques est une activité fondamentale pour tous les types d’organisations, ce qui leur permet de se conformer aux obligations et aux intérêts à la fois au niveau interne et au niveau public ou juridique. Il offre également de nombreux avantages, tels que l’économie d’espace, la gestion des risques, tout en garantissant l’authenticité, la fiabilité, l’intégrité et l’accessibilité des informations à long terme.

La préservation des documents électroniques vise à identifier les documents à conserver, à promouvoir la préservation numérique et à donner accès aux informations numériques qu’ils contiennent. Les applications de la conservation des documents sont multiples; de la protection des droits à la viabilité de la responsabilité, en encourageant la participation d'acteurs affectés ou liés à des stratégies de conservation à long terme ou des copies de sauvegarde.

Grâce à l'utilisation intensive des technologies de l'information et de la communication, il y a de plus en plus de documents numériques natifs et davantage de numérisations de documents, qui doivent être préservés tout en garantissant les attributs suivants: authenticité, fiabilité, lisibilité et fonctionnalités. L'évolution technique a fait que notre capacité à enregistrer des informations a augmenté de manière exponentielle au fil du temps, tandis que la longévité des supports numériques utilisés pour la conservation des documents a diminué à la même vitesse.

Le premier défi de grande envergure en matière de préservation des documents est lié au degré élevé de dégradation des matériaux traditionnels, tels que le papier fabriqué à partir de bois, détecté au milieu du XIXe siècle. Ce problème, appelé "feu lent" - car son effet destructeur était aussi mortel que les incendies, bien que plus lent - a été révélé au milieu du vingtième siècle. Auparavant, la conservation des documents physiques était équivalente à la conservation des informations qu'ils contenaient, ce qui garantissait leur utilisabilité à long terme. Toutefois, dans l’objet numérique, la préservation du support est une condition nécessaire au maintien des conditions d’utilisation, mais insuffisante pour la conservation des documents électroniques. De plus, d'autres variables doivent être prises en compte:

• La fiabilité et l’intégrité de l’information: puisque l’enregistrement d’informations sous format numérique n’est pas effectué dans un format fixe et que les données peuvent être facilement reproduites, modifiées ou supprimées; ce qui entraînerait une violation de la politique de confidentialité.
• L'obsolescence des médias numériques: elle détermine la nécessité de maintenir l'environnement informatique d'origine ou de le renouveler avec une certaine fréquence.
• La nécessité pour les utilisateurs de savoir comment utiliser les technologies successives (facilité d'utilisation).

Ceci, qui se produit avec une grande partie du contenu créé dans le monde, doit être préservé par des stratégies de conservation en raison de l’intérêt qu’elles représentent: juridique, historique, scientifique ou culturel; résultat d’activités d’organisations publiques ou privées et qui doivent être conservés pour la connaissance et l’utilisation des générations futures.

Le cadre réglementaire pour la conservation des documents électroniques doit avoir une portée large, c'est-à-dire couvrir le cycle de vie complet des documents et être applicable dans toute l'organisation. Il doit également être applicable à toutes les activités quotidiennes. Par conséquent, les procédures doivent être documentées de manière claire et concise pour pouvoir être mises en pratique. Et cela doit être avalisé par la direction, ce qui montre son attachement à l'objectif de préservation.

Les ressources de toutes les organisations sont limitées, il faudra donc établir une stratégie pour la conservation des ressources numériques, en tenant compte des besoins et des ressources, des intérêts des utilisateurs et des différents aspects tels que le format, le statut, l’utilisation. la conservation, basée sur les règlements de l'organisation - qui à son tour doit être inspirée par des normes plus élevées; sectoriel, régional, national ou même international - doit répondre aux questions suivantes:

• Quelles ressources vont être préservées?
• Quand commence le traitement des ressources sélectionnées?
• Quel est le problème de la conservation des documents numériques?
• Quelles méthodes vont être utilisées pour la préservation des documents numériques?

Quelles ressources vont être préservées?

Du point de vue organisationnel, les documents électroniques présentent trois fonctions fondamentales:

• Opérationnelle: les documents électroniques sont à la base des opérations habituelles de l'organisation. Dans cette phase, l'utilisation des technologies est intensive pour permettre un développement du travail plus efficace. Cependant, les conditions particulières des documents numériques sont rarement prises en compte dans cette phase.

• Responsabilité organisationnelle: les organisations démontrent leur adhésion au cadre normatif et législatif grâce à des documents électroniques, authentiques et complets, stockés dans un logiciel garantissant un stockage sûr et un accès ultérieur.

• Archives historiques: les documents considérés comme suffisamment précieux ou importants pour être conservés à long terme, documentent l’histoire de l’entreprise et doivent être conservés et migrés entre les plates-formes technologiques qui en assurent l’intégrité et le contexte.

Quand commence le traitement des ressources sélectionnées?

Lorsque les documents cessent d'être utiles au développement d'activités quotidiennes ou quotidiennes, on peut penser à la pertinence de l'application du plan d'archivage dans le cadre global de gestion des documents de l'entité.

Quels sont les problèmes de la préservation des documents numériques?

Les problèmes découlant des caractéristiques du document électronique, la dépendance du matériel et du logiciel pour pouvoir accéder, voir et utiliser le document. Obsolescence technologique, due à l'expiration des appareils et des programmes nécessaires pour accéder aux documents électroniques et les utiliser (conditionnés à leur tour par leur version, leur format et leur technologie); Cela fait que si cette situation n'est pas résolue à temps, les fichiers électroniques deviennent des "documents orphelins". Le fichier lui-même n'a pas été endommagé, mais les informations ne sont plus accessibles car la technologie à l'origine de ce problème est tombée en désuétude.

En revanche, la dégradation des médias constitue une autre menace pour la préservation des documents en format numérique, en raison de leur fragilité. Il existe des facteurs internes, liés aux matériaux qui les composent, sur lesquels les données sont enregistrées par des processus magnétiques ou optiques. Mais aussi des facteurs externes tels que la température et l'humidité, qui affectent directement le travail de stockage. En ce qui concerne le stockage, il est nécessaire de maintenir une série de conditions.

Plan pour la conservation des documents électroniques

Du point de vue de la gestion électronique des documents, les stratégies de conservation devraient se concentrer sur les phases de conception, d’utilisation et de conservation des documents.

Pour entreprendre ces phases, les organisations s'appuient souvent sur l'utilisation de systèmes de gestion de documents et de dossiers électroniques. Le logiciel de gestion des documents et des dossiers électroniques prend en charge la gestion des informations électroniques de deux manières différentes mais complémentaires:

• Gestion des documents électroniques: aide les organisations à utiliser leurs informations plus efficacement, en contribuant à un meilleur contrôle de la création, du stockage, de la révision et de la distribution des documents parmi les utilisateurs (également les courriels) conformes à la politique de confidentialité. Il en va de même pour le contrôle de flux de fichiers.

• Gestion des documents: aide l'organisation dans la gestion efficace des documents, en particulier en ce qui concerne la création, la réception, la maintenance, l'utilisation et la mise à disposition des informations sous forme d'enregistrements montrant les activités et les opérations de l'organisation.

Le système de gestion des documents et des dossiers électroniques OpenKM constitue la plate-forme idéale pour la satisfaction de ces objectifs. Il présente également une série d'avantages intrinsèques.

• Il est intégratif: grâce à ses SDK Java, PHP et .NET, il est capable d’intégrer des applications tierces déjà présentes dans l’organisation; facilite l'interopérabilité avec d'autres systèmes et contribue à créer un système de gestion des connaissances. Et il peut également être utilisé comme un fichier de courriels.

• C'est évolutif: la version OpenKM Cloud et la version OpenKM Professionnelle sont adaptables à la taille du référentiel et au nombre d'utilisateurs.

• Il est durable: la technologie OpenKM Open Source contribue au maintien du contenu, du contexte et de la structure des documents au fil du temps.

Comme nous l’avons déjà écrit, l’organisation ou les professionnels de la gestion des archives ou du documentaire, qui souhaitent rechercher la préservation du patrimoine numérique de l’organisation, devraient mettre en œuvre une stratégie de gestion des documents, organisée selon les phases ou les étapes suivantes.

Première étape: Design

Il s'agit de définir la conception des documents électroniques et les processus auxquels ils participent, conformément à la politique de confidentialité, afin de garantir la fiabilité, l'authenticité, la disponibilité, l'intégrité, la description et la sélection des fichiers.

• Fiabilité: les informations présentes dans le fichier sont une représentation complète et précise des opérations, des activités et des faits dont il atteste.

• Authenticité: dans le document électronique, les caractéristiques originales du document par rapport au contexte, à la structure et au contenu persistent dans le temps. Le plan d'archivage, présent dans OpenKM, contribue à préserver cette qualité.

• Disponibilité: s'entend de la capacité à localiser, récupérer, présenter et interpréter un document. OpenKM comprend un moteur de recherche complet et puissant qui permet d'effectuer des recherches et donc de rechercher des données ou des informations présentant un intérêt.

• Intégrité: un document est complet lorsqu'il est complet sous tous ses aspects (structure et contenu). Le système de gestion de documents, grâce à sa suite logicielle et à sa technologie open source, fournit l’environnement nécessaire pour maintenir cet attribut à long terme.

• Description: il s'agit de définir le contenu du document, le processus auquel il participe et le contexte dans lequel il a été enregistré. Encore une fois, le module de plan de fichiers OpenKM est très utile pour cette exigence.

• Sélection: l'évaluation de la série documentaire doit être incorporée dans la phase de conception afin d'inclure également la sélection de documents numériques pour leur conservation. C'est le résultat le plus visible du plan de classement de l'organisation.

Deuxième étape: utilisation

Une fois qu'il a été prouvé que les documents sont fiables, authentiques, complets et disponibles, il est important qu'ils conservent ces attributs au fil du temps. L'authentification utilisateur est une formule qui permet uniquement aux utilisateurs sélectionnés d'accéder au document. Dans OpenKM, seuls les utilisateurs avec identifiant et mot de passe peuvent accéder au gestionnaire de documents. Dans le même temps, l'attribution des rôles et des profils permettra d'adapter l'environnement de travail aux besoins de l'utilisateur. Enfin, depuis l'onglet de sécurité lié à tout contenu du système (dossier, document, courrier électronique - y compris les pièces jointes - ou enregistrement), vous pouvez définir la liste des privilèges dont l'utilisateur dispose (privilège lecture, écriture, lecture, télécharger ...)

D'autre part, l'accès et l'utilisation des documents impliquent d'autres exigences complémentaires:

• Interconnexion: de certains fichiers avec d'autres au bon endroit et ordonnent selon la procédure, pour suivre leur évolution et conserver intact le document numérique dans toutes ses phases. Dans cet aspect, OpenKM offre la fonctionnalité Automatisations, qui permet à l'organisation de définir le processus en fonction des exigences interne. De cette manière, les erreurs humaines, les dérogations à la réglementation et les pertes de productivité possibles sont évitées. D'autre part, le moteur de workflow OpenKM permet de définir des workflows qui rationalisent la gestion des processus métier. La section Journal d'activité permet un audit complet du document et l'onglet Historique permet d'accéder au cycle de vie du document, avec toutes ses versions et même de mettre en évidence les différences de contenu entre eux.
• Interrelation: l'onglet Relations permet de voir les liens du fichier au format électronique avec d'autres documents et le type de relation qui les lie (bidirectionnel, parent-enfant, groupe).
• Transfert: les documents peuvent être conservés dans le gestionnaire de documents, mais si, pour des raisons d'espace ou d'autres considérations, l'organisation préfère le transfert des fichiers vers un autre environnement de stockage, le gestionnaire de documents OpenKM peut satisfaire cette phase du cycle vital du document.

Troisième étape: la conservation.

Les documents au format physique conservent leur authenticité s'ils sont conservés dans la même forme, le même statut et le même statut de transmission dans lequel ils ont été créés, reçus ou enregistrés. Cependant, pour que les documents électroniques conservent leur authenticité, ils doivent constamment renouveler le format et migrer périodiquement.

Renouveau signifie la création d'une reproduction complète du contenu et des éléments formels d'un document. De cette manière, le nouveau document électronique est considéré comme une copie conforme de l'original. Le système de gestion de type MIME d'OpenKM permet l'utilisation de documents sans que l'extension ou la version des fichiers ne constitue une limitation. A chaque nouveau format ou version, l'administrateur de la plate-forme peut ajouter le nouveau type MIME, au fur et à mesure de leur apparition. Ainsi, les utilisateurs pourront accéder et utiliser les fichiers au fil du temps.

La migration consiste en un transfert périodique entre différentes versions de technologie permettant la conservation de l’information, mais sans garantir que le nouveau document est une réplique exacte de l’original, car cette technique se concentre sur la reproduction du contenu du document, configuration et / ou le format.

La conservation est l'étape qui certifie, par des procédures de contrôle, que les documents qui ne sont plus nécessaires à la gestion quotidienne sont correctement stockés (les centres d'information sont une possibilité) et que les résultats du renouvellement ou de la migration Ils sont optimaux.

La conservation des documents électroniques est une activité fondamentale pour tous les types d’organisations, publiques ou privées, qui leur permet de se conformer aux obligations et aux intérêts tant au niveau interne qu’au niveau public ou juridique. Il offre également de nombreux avantages, tels que l’économie d’espace, la gestion des risques, la possibilité de sauvegarder des copies dans des environnements physiques sûrs ou l’environnement de production, tout en garantissant l’authenticité, la fiabilité, l’intégrité et l’accessibilité des informations à long terme.