Comment l'indexation des documents peut-elle améliorer l'efficacité des entreprises

Comment l'indexation des documents peut-elle améliorer l'efficacité des entreprises

Écrit par Mario Zules le 25 octobre 2019

L'un des principaux goulots d'étranglement en termes de productivité dans la plupart des organisations est le brassage des papiers ou la recherche de documents stockés dans un système de classement manuel. Les systèmes de gestion électronique de documents ou les logiciels d’indexation de documents peuvent grandement améliorer l’efficacité et offrir un meilleur environnement de travail. Dans cet article, nous verrons comment l'indexation de documents peut améliorer l'efficacité de votre entreprise.

Mais les premières choses d'abord!

Qu'est-ce que l'indexation de documents?

Documenter l'indexation est le traitement du marquage des documents ou leur donner des associations pour faciliter la recherche. Les conditions d'indexation standard comprennent le numéro de facture, le numéro de commande, le nom du fournisseur et les noms des articles sur n’importe quel système de gestion. En d’autres termes, l’indexation crée un chemin dans les systèmes de gestion vers les documents en fonction de la manière dont les processus d’entreprise d’une organisation sont exécutés et de la manière dont le personnel travaille.

L'indexation est rendue possible à l'aide de la mise en œuvre de groupes de métadonnées. Les trois principaux types d'index que vous êtes susceptible de rencontrer comprennent les champs, le texte intégral et un hybride de ces deux types. Quelle que soit la nature de l'index utilisé, le temps requis pour rechercher un document particulier est considérablement réduit sur tout avec des systèmes de gestion électronique de documents.

Alors, comment l’indexation des documents peut-elle augmenter l’efficacité des entreprises?

Recherche simplifiée

La gestion des documents est l’une des pertes de temps les plus importantes pour une entreprise. Il peut être difficile de trouver un fichier et il peut parfois exister plusieurs versions d’un même fichier. Cela signifie plus de temps perdu à essayer de déterminer quelle est la dernière version.

L'indexation des documents simplifie grandement ce processus, rendant les activités efficaces. Elle minimise ou élimine également ces problèmes qui affectent une entreprise lors de la recherche de versions de fichiers.

Gérer la saisie de données en vrac

Les entreprises modernes traitent d’énormes quantités de données, ce qui peut constituer un obstacle majeur. Premièrement, la saisie manuelle de données volumineuses est non seulement monotone, mais nécessite également beaucoup de temps, de ressources et d’efforts. Deuxièmement, les processus manuels sont sujets aux erreurs humaines qui peuvent entraîner des incohérences et donc rendre les données inutiles.

Les systèmes de gestion documentaires offrent des outils de numérisation et d'indexation de documents de premier ordre, qui peuvent aider à gérer les entrées de données en masse. De plus, la mise en œuvre de ces outils vous permet de capturer des informations précises et de grande qualité, indispensable à la prise de décisions cruciales.

Entrées pour votre logiciel PGI

Ce n’est un secret pour personne que la plupart des entreprises s’appuient sur des logiciels existants, tels que les systèmes de gestion pour gérer leurs informations et générer des rapports.

Les outils de numérisation et d’indexation de documents numériques offrent les entrées dans un format approprié accepté par le progiciel de gestion intégrée en bloc. Les entrées et les sorties précises du PGI vous permettent de tirer parti de vos décisions stratégiques (basées sur des faits et des chiffres).

Processus commerciaux automatisés

L'automatisation des processus est un autre avantage de l'indexation de documents numériques. L'indexation facilite l'automatisation des tâches telles que les achats, les confirmations de commande, les commandes de stock et les commandes en attente, le traitement des données de paie, les paiements des fournisseurs et la consolidation des paiements.

Ces tâches peuvent être rapidement introduites dans le système de gestion électronique de documents d’entreprise en fonction des informations d’indexation numérique disponibles. L'automatisation des flux de travail améliore l'efficacité, accélère les activités et accélère le chiffre d'affaires.

Localisez les documents rapidement et facilement

L'objectif principal de l'indexation de documents est la capacité d'extraire les informations nécessaires le plus rapidement possible. Les fichiers physiques sont analysés à l'aide d'OCR et autres technologies de reconnaissances de caractères.

Ces documents numériques sont plus faciles à rechercher et à récupérer à tout moment dans le logiciels de gestion documentaires. Vous devez cliquer seulement sur quelques boutons. Le temps et les efforts consacrés à la recherche de documents physiques sont considérablement réduits, ce qui accroît l'efficacité de l'entreprise.

En outre, lorsque l'efficacité de la récupération de documents est améliorée, les coûts de fonctionnement associés à la récupération de documents sont réduits. En effet, vous avez besoin de moins de ressources humaines pour effectuer le travail de récupération de documents.

Permets une orientation naturelle pour le nouveau personnel

Lorsqu'une entreprise recrute de nouveaux membres, il est nécessaire de les familiariser avec les systèmes de classement ainsi qu'avec d'autres aspects de l'entreprise.

Avec la mise en œuvre d’un logiciel d'indexation de documents, un nouvel employé peut rapidement apprendre à rechercher des fichiers dans l'organisation. Malheureusement, pour une organisation utilisant un système de classement manuel, vous devrez passer par tout un système de classement afin que le nouvel employé puisse comprendre comment retrouver des fichiers.

Amélioration de la sécurité des documents

Avec le logiciel d’indexation de documents, les étiquettes peuvent être utilisées pour augmenter les niveaux de sécurité dans le système de gestion documentaire d’une entreprise. De cette manière, une organisation peut restreindre l’accès aux enregistrements avec des étiquettes particulières, protégeant ainsi les secrets d’une organisation.

Productivité accrue

Les tâches administratives banales, manuelles et monotones nuisent à la productivité d'une entreprise. Un indexation électronique ou numérique peut améliorer considérablement la productivité.

Par exemple, si vous souhaitez classer des rapports d'audit par différents types de documents tels que des contrats, des applications et des formulaires d'évaluation, vous pouvez le faire en un seul coup d'œil. Il est également facile de produire des rapports et des listes, par exemple des employés sous contrat, des employés potentiels effectuant des entretiens et des factures en attente d’un fournisseur.

Conclusion

La saisie manuelle de données et la récupération de documents sont non seulement lourdes mais également coûteuses et sujettes aux erreurs. La numérisation de documents et l'indexation réduisent considérablement les erreurs humaines, rendent le travail plus détendu et améliore l'efficacité de l'entreprise.

Si votre entreprise souhaite mettre en œuvre un système d’indexation sécurisée des documents ou si vous avez des questions, contactez notre équipe.