Comment gérer le chaos des documents

Comment gérer le chaos des documents

Écrit par Ana Canteli le 21 décembre 2018

Gérer la quantité croissante de données et de documents papier que nous créons, est l’un des grands défis auxquels les organisations et les institutions publiques du XXIe siècle doivent faire face.

Nous ne sommes plus à l'ère de l'information, mais à l'ère de la gestion de l'information, la capacité de gérer correctement nos données déterminera la survie de l'organisation dans l'avenir.

Chaque document ou tâche a besoin d’un lieu d’utilisation et d’un lieu d’ordre.

Quel que soit le travail que vous faites, vous ne travaillez pas seul. Autour de vous se trouvent des collègues, des collaborateurs, des clients, des fournisseurs, des groupes d’intérêts… Des personnes avec leurs propres agendas, leurs points de vue sur la transformation numérique, leurs priorités, leurs méthodes de travail; avec lequel vous devez vous coordonner pour que votre travail quotidien et les projets avancent.

Souvent, le chaos vient du manque de synchronisation entre les personnes, les tâches et les services. Parfois, "chaque enseignant a son livre"; les plus organisés créent leurs propres répertoires documentaires, organisent l’archivage des documents papier comme il leur convient; utiliser et mettre en œuvre les outils de leur choix. Et tout cela, sans supervision centralisée ni politique de gestion de l’information; en ignorant le fait fondamental, les documents sont la base de la connaissance des organisations.

La première chose à faire est de donner l’importance à la gestion des documents dans l’entreprise ainsi que la politique de confidentialité et la politique en matière de cookies doivent avoir; pour lequel il est essentiel d'avoir l'engagement de la haute direction.

Si les documents papier au sein de l'organisation sont mal gérés et non numérisés; ou déconnectés des processus métier critique, cela crée le chaos des documents. Cette situation a une incidence directe sur votre capacité à offrir un bon service à la clientèle. ralentis les cycles économiques, augmentent les risques de sécurité et, finalement, compromettent les efforts de transformation numérique de votre entreprise.

Deuxièmement, la politique de confidentialité , la politique de cookies et la gestion des documents de l'organisation doivent être intégrées aux solutions technologiques de l'entreprise . Il est nécessaire de considérer la gestion des documents comme un processus unique et transversale, qui concerne l’ensemble de votre entreprise. Pour cela, il est nécessaire de mettre en œuvre et de développer des méthodes et des outils permettant la saisie, l’identification, la classification, la distribution, le traitement et l’archivage du contenu documentaire dans les systèmes d’information de l’organisation.

Dans ce scénario, OpenKM propose un système de gestion de documents capable de s’intégrer, de manière transparente, à la suite de programmes de votre entreprise . Le gestionnaire de documents peut être utilisé à la fois pour fournir des informations à d'autres programmes et pour collecter, gérer des données provenant d'applications tierces. OpenKM propose des SDK en Java, PHP et .NET; qui permettent et facilitent l’intégration du système de gestion de documents dans l’architecture d’information de la société.

Un système de gestion de documents peut-il être le lieu où les personnes accèdent, trouvent et gèrent des ressources documentaires pertinentes et actuelles? Bien sûr; à condition que l'outil soit convivial, intuitif et facile à utiliser.

En ce sens, OpenKM offre, grâce à la plate-forme KCenter, la possibilité de créer des personnalisations du gestionnaire de documents, adaptées aux besoins de chaque département ou secteur de l'entreprise. Vous pouvez créer une interface utilisateur personnalisée pour la zone de service client. Ou une personnalisation pour le service de la comptabilité, qui vous aidera à enregistrer et à gérer le flux de factures. L'entreprise peut ainsi créer ses propres applications grâce à la technologie Open Source OpenKM.

Avec OpenKM, la transformation numérique est possible à n'importe quelle échelle . Le gestionnaire de documents est proposé en 2 versions principales:

• En tant que service - OpenKM Cloud - . Le client bénéficie de toutes les fonctionnalités professionnelles du gestionnaire de documents, mais sans se soucier du support technique ou de la maintenance du serveur. D'autre part, la politique de confidentialité et la politique de cookies applicable correspondent à la directive générale sur la protection des données de l'UE, ainsi qu'à la LOPD.

• OpenKM Professional : pour ceux qui préfèrent installer le logiciel sur leur propre serveur, c'est la solution idéale. Conçu pour les écosystèmes à haute disponibilité, le système reste évolutif et adaptable aux besoins changeants de l'environnement.

La création et la maintenance de la documentation et des informations est une tâche qui devrait être théoriquement facile. Un utilisateur crée un document électronique, le modifie, enregistre les modifications. Il l'envoie à son supérieur pour l'examiner, l'approuver et ce fichier devient alors un document final, à usage interne ou même un document à publier.

Cependant, la réalité est généralement beaucoup plus complexe. Un responsable attribue la création ou la gestion d’un document à un utilisateur. Cet utilisateur le crée, le dote de contenus, l’approuve; vous le partagez avec le client par courrier électronique. Le client fait des appréciations; le document est corrigé. Attendez, quel document? Celui qui est stocké dans le système d'information de l'entreprise? Celui dans le courriel?

Comme on peut le constater, l’importance de la gouvernance n’est pas une mince affaire. Planifier, gérer et mesurer de manière proactive les activités et leurs relations avec le personnel autour des politiques, procédures, réglementations et normes devraient être une priorité pour tout responsable ayant une vision d'avenir.

Le système de gestion de documents OpenKM, en plus de disposer de toutes les fonctionnalités nécessaires, permet de gérer la documentation depuis son origine - numérique ou électronique native - à toutes les étapes de son cycle de vie; il est supporté par une série d'applications satellitaires, qui le complètent dans une multitude de cas d'utilisation. Le complément MS-Addon pour la suite Office permet aux utilisateurs de créer des documents à partir de leur ordinateur et de les sauvegarder vers le gestionnaire de documents. Ou si le document est déjà présent dans le système, faites les corrections nécessaires, sans avoir à télécharger le fichier. Le client de signature , permet d'insérer la signature électronique sur la documentation. Ou le client scanner, permet de connecter le gestionnaire de documents au scanner de l'entreprise et de canaliser la documentation numérisée sur OpenKM; parmi d'autres cas.

Toutes ces informations sont enregistrées dans OpenKM Business Content Manager.

Grâce à l'onglet historique , vous pouvez effectuer le contrôle de version : télécharger les différentes versions de la restauration actuelle différentes versions du document en cours. Voir les contributions de chaque auteur en surbrillance. Vous pouvez effectuer un audit complet , en particulier ce qui est arrivé au fichier, dans la section Journal d'activité . Dans l'onglet Relations , les fichiers avec lesquels le document est lié sont affichés, en plus de définir le type de relation qui les lie: équivalence, parent-enfant ou groupe. Pour permettre aux utilisateurs de partager leurs opinions et différents points de vue sur le sujet sur lequel ils travaillent, la section ForumCela peut être utile. Et dans le wiki, vous pouvez consulter les sources bibliographiques ou consulter les modifications législatives ou les mises à jour des réglementations qui les concernent dans leur travail. Si les utilisateurs doivent ajouter plus d'informations, les métadonnées peuvent être un bon outil. Les groupes de métadonnées vous permettent de rechercher des documents par attributs, qui peuvent être ajoutés manuellement. Ils peuvent également faire partie d’un processus automatique: le moteur d’ OpenKM OCR peut extraire les informations contenues dans le document papier numérisé, qui est géré en tant que métadonnées. Ces informations peuvent ensuite être utilisées pour indexer, classer et classer les informations, basées sur des processus déjà définis par l'entreprise.

Les tâches automatisées facilitent le respect des processus d'affaires et ainsi optimiser le temps, la pratique l'intelligence d'affaires, par les politiques de gestion des documents de surveillance, les règlements et les lois applicables standards.

En outre, OpenKM propose un moteur de workflow intégré à la solution de documentation, qui permet aux organisations de créer des workflows univoques pour la gestion des informations. De cette manière, la documentation n’atteint pas le statut suivant, sans que toutes les conditions préalables soient remplies.

D'autre part, la direction disposera de fonctionnalités avancées qui lui permettront de vérifier la pertinence des politiques développées et de les mettre à jour si nécessaire. Dans OpenKM, l’organisation peut obtenir des rapports sur tous les événements pertinents pour l’entreprise. Le service d'abonnement vous permet de recevoir des informations immédiates sur les modifications apportées à n'importe quel contenu. Le gestionnaire de tâches peut être utilisé pour gérer des tâches plus complexes: réunions départementales, projets, sessions de formation, etc. 

Avec OpenKM, les organisations créent l’écosystème documentaire dont elles ont besoin pour créer des informations et les développer en toute sécurité. faciliter la collaboration et la communication entre les membres de l'organisation et l'archiver pour y accéder de la manière la plus efficace et la plus efficiente possible.