Comment comprendre votre problème de gestion de documents

Comment comprendre votre problème de gestion de documents

Écrit par Sandra Larson le 6 septembre 2019

La gestion de documents est un vaste sujet et concept. Si vous souhaitez davantage d’informations à ce sujet, vous pouvez tirer parti des nombreux articles, livres blancs, présentations et publications qui définissent le système et la technologie de gestion des documents. Cependant, plusieurs d'entre eux sont dédiés à l'orientation du meilleur service ou des meilleurs processus métiers pour travailler sur la solution initiale. Dans de nombreux cas, les entreprises achètent des solutions de gestion de documents sans objectif clair, au-delà des déclarations générales sur l’automatisation des processus métiers, la suppression de documents, la recherche d’archives et l’amélioration des communications ou des échanges intra et interministérielles.

À de nombreuses occasions, une entreprise achète généralement une solution pour identifier le véritable problème. Inversons cette approche.

Alors, par où devriez-vous commencer?

Selon un extrait publié sur une page Web d'aide à la cession en ligne, chaque entreprise a ses propres préoccupations en matière de documentation et, en tant que telle, il n'y a pas de bon ou de mauvais endroit pour commencer. En général, la réponse peut dépendre de plusieurs éléments, notamment les problèmes actuels, leurs besoins et leur propension à adopter de nouvelles technologies. Essentiellement, vous ne devriez pas uniquement vous concentrer sur le département considéré comme le «maillon faible», car il peut présenter des problèmes plus importants que la gestion classique des enregistrements.

La première étape consiste à répertorier tous les départements de votre entreprise, ainsi que vos applications commerciales. Il est essentiel de garder à l'esprit qu'un ministère peut avoir plusieurs applications différentes et distinctes. Par exemple, le service financier de l'entreprise peut inclure les comptes fournisseurs, la masse salariale, les contrôles financiers, la planification financière d'entreprise, les comptes clients, les procédures et les politiques, l'audit, les contrôles financiers, etc. Toutes les fonctions mentionnées ci-dessus pourraient utiliser le système de gestion de documents à des fins différentes.

Les entreprises standard ont les départements suivants:

• Ressources humaines
• Comptabilité / Finance
• Technologie de l'information (IT)
• Les ventes
• Juridique
• Ingénierie
• Bureaux administratifs / exécutifs
• Le marketing
• Gestion des contrats / achats
• Fabrication

Il peut également y avoir des processus spécifiques dans un département, tels que les demandes de financement et de prêt bancaire, les souscriptions, les polices, les demandes d’assurance, la documentation de laboratoire ou clinique, la production, la fabrication ou la documentation de produit, la gestion de la construction; parmi d'autres applications et processus spécifiques à votre entreprise.

Comprendre votre problème de gestion de documents

Même avant de sortir et d'acheter une solution de gestion de documents électroniques, il est nécessaire de commencer à enquêter sur les diverses préoccupations liées à la documentation que vous avez. Vous trouverez ci-dessous plusieurs domaines importants que vous pouvez examiner pour chaque département:

Répertoriez chaque type de document pour chaque département: ceci peut inclure des fichiers électroniques, papier, fax, parmi beaucoup d'autres.

Tenez des conversations avec le personnel du secteur d’affaires et les professionnels sur le terrain: pour obtenir une image claire des préoccupations uniques de la gestion de documents, ainsi que des obstacles que chacun d’entre eux se heurte quotidiennement aux documents les plus importants.

Cataloguez le nombre de personnes et de départements dans l'entreprise. Lorsque vous commencerez à communiquer avec les fournisseurs, vous constaterez qu'ils sont intéressés par ces statistiques.

Identifiez et décrivez le secteur d'activité complet et les systèmes administratifs de votre organisation. Cela peut généralement inclure des systèmes de gestion des ressources humaines (SAP / HRM / ADP), des systèmes juridiques SAP (logiciels de comptabilité), des logiciels juridiques (tels que Serengeti), des systèmes de vente (tels que Salesforce) et des systèmes techniques (Teamcenter). ) parmi d'autres méthodes utilisées dans un département. L'un des outils les plus utiles que vous puissiez utiliser ici est l'informatique, car ils gèrent ces systèmes particuliers sur leurs serveurs.

Les départements ont des préoccupations concernant le partage de documents au sein du département: les doutes habituels sont l'impossibilité de localiser le document à l'emplacement spécifié, les restrictions de partage de fichiers, l'échange de documents sous forme de pièces jointes à des courriers électroniques ou même l'absence d'autorisations d'accès à l'édition de document

De nombreuses entreprises ont également du mal à partager des documents entre leurs services. Prenons ceci comme exemple: si le service marketing est censé rédiger une nouvelle fiche de données de produit et doit travailler avec les services de vente et d'ingénierie pour rassembler la documentation et les informations essentielles; Dans ce cas, il est probable que chacun de ces départements ne puisse pas partager de fichiers par le biais de ses différentes dispositions de partage de fichiers. Par conséquent, ils utiliseront les pièces jointes aux courriers électroniques pour transférer les documents si nécessaire.

La plupart des entreprises travaillent notamment avec des sous-traitants, des fournisseurs, des consultants externes, puis demandent à chaque partie de partager des documents. En gros, cela se fait via un site FTP (le vôtre ou le vôtre), des pièces jointes à des courriels ou même des sites de partage en nuage comme Dropbox. De telles approches sont inefficaces et peuvent créer une confusion sur les formats valides du document spécifique dit partagé. De plus, chaque fois que les documents quittent les serveurs de l'organisation, les préoccupations de sécurité accompagnent ces situations.

En règle générale, lorsque les documents sont partagés par courrier électronique, les fichiers occupant environ 1 Mo d'espace disque peuvent prendre jusqu'à 10 Mo environ, car chaque utilisateur envoie le document en continu au destinataire suivant, occupant ainsi de l'espace dans la boîte aux lettres tout en conservant copies locales dans vos fichiers partagés spécifiques. Enfin, la "dernière version" du document devient difficile à identifier et peut nécessiter une enquête approfondie pour déterminer ses préoccupations ou même pour localiser la version finale du document.

Vérifiez les procédures commerciales dans lesquelles les documents sont envoyés manuellement, à la société, pour les commentaires, les approbations ou diverses actions, telles que les mises à jour de la base de données. La conformité aux réglementations, la possibilité de numériser des documents (sur papier) pour supprimer le stockage physique, de supprimer des documents selon des calendriers de conservation ou encore de renforcer la sécurité de divers documents (tels que fichiers contenant des données personnellement identifiables).

En résumé

Après avoir évalué tous les domaines précédents, il est nécessaire de les organiser en fonction du besoin le plus important, puis de hiérarchiser les préoccupations soulevées par les gains d’efficacité ou le retour sur investissement (ROI) les plus importants. Comme mentionné précédemment, il n’existe pratiquement aucun mauvais ou bon endroit pour commencer. Cependant, vous pouvez comprendre le problème et commencer à chercher la solution idéale.

Bio de l'auteur: Sandra Larson est une rédactrice indépendante accréditée qui se spécialise dans les politiques et les affaires urbaines. Il est également analyste des politiques actuel. Dans ses temps libres, vous trouverez Sandra en train de lire et d'écouter de la musique.