Codes-barres dans la gestion des documents

Codes-barres dans la gestion des documents

Écrit par Ana Canteli le 28 février 2020

L'utilisation des codes-barres évolue continuellement de pair avec la technologie. Il n'existe pratiquement aucun secteur d'activité dans lequel la gestion documentaire par codes - barres n'est pas présente. Les documents modernes et les systèmes de gestion de contenu doivent pouvoir lire, générer et traiter de manière fiable les codes-barres, qu'ils soient codés ou basés sur des pixels. Sans surprise, la capacité de lire et de générer différents formats de documents ainsi que l'utilisation de codes-barres (par exemple, les codes QR, qui sont l'un des plus répandus) dans ceux-ci, est une nécessité dans la gestion de contenu d'entreprise d'aujourd'hui.

Avec les smartphones, tout utilisateur peut scanner un code de tout type pour rechercher des informations ou consulter les métadonnées qu'il contient. L'expérience est similaire à celle des ordinateurs personnels, qui peuvent facilement lire les informations contenues dans ces formats. Capturer des documents avec des codesde barres via un système de gestion de documents, permet de lire, d'évaluer et de traiter automatiquement les informations clés sans intervention humaine. La reconnaissance automatisée des codes-barres rationalise le processus d'indexation des documents, en capturant toutes les informations contenues dans le code, tout en minimisant la saisie d'informations erronées ; la fiabilité de ce mécanisme a fait que l'utilisation des codes-barres s'est étendue au-delà des premières utilisations exclusivement commerciales.

Pour les organisations qui dépendent fortement des informations sur papier, la mise en œuvre d'une stratégie de numérisation des documents facilite l'accès et le stockage des documents critiques . Les codes à barres sont plus fiables que la saisie manuelle des données et sont aussi précis que la reconnaissance optique de caractères. Avec des imprimantes d'étiquettes simples , il est possible de mettre en œuvre la gestion des documents à code-barres . Ces solutions avancées d'automatisation des documentsIls permettent de manière très simple de numériser le fonds documentaire sur papier, permettant d'identifier - une fois ces documents numérisés intégrés dans le gestionnaire de documents - l'entrepôt, les étagères et les cartons où ils sont physiquement stockés. Et tout cela avec un simple code-barres. Le processus de numérisation fait gagner du temps et de l'argent aux entreprises de toutes tailles et de tous secteurs.

Plus simple, plus efficace

Le processus de numérisation des documents dans toute organisation permet d'indexer et d' interroger les bases de données pour localiser rapidement les informations. L'utilisation de codes-barres peut aider votre organisation à tirer le meilleur parti de son investissement dans une solution de gestion de documents, puisqu'elle est construite sous le paradigme d'une gestion de documents par code .

La gestion du contenu des codes-barres peut également être utilisée pour faciliter les procédures de compilation et d'évaluation de documents. Si un lot est composé de 15 pages, le logiciel de gestion documentaire contribuera à répondre à ce postulat et s'assurera que chaque lot est complété ; sinon, le système peut créer un canal pour sa bonne gestion. En revanche, si un document avec du code doit être associé à des informations qui existent déjà dans la base de données , la présence du code fournit un raccourci rapide pour récupérer automatiquement les informations nécessaires dans la base de données.

Le module de code-barres est l'une des fonctionnalités les plus remarquables du système de gestion de documents OpenKM qui aide le logiciel à automatiser les processus fastidieux de saisie de données.

Reconnaissance de code-barres

La reconnaissance des codes-barres est un excellent moyen de convertir rapidement et facilement des lots de documents papier au format électronique. La solution la plus utilisée est l'insertion de codes-barres au début de chaque groupe de fichiers ; Celui-ci sert de guide au système, qui reconnaît ainsi chaque groupe de documents. Le système de gestion de documents OpenKM lit les informations contenues dans le code-barres et gère le lot tel qu'établi par l'automatisation : diviser le document numérisé, l'indexer, identifier le type de document, convertir le format, attribuer un chemin spécifique au sein du référentiel, etc.

Les codes-barres intégrés vous permettent de présenter automatiquement les formulaires au fur et à mesure qu'ils sont numérisés. Plusieurs fois, une procédure papier peut être effectuée entièrement par voie électronique. Cependant, parfois la mise en place de la dématérialisation du bureau devient difficile, notamment en raison de l'inertie et de l'attachement que peuvent montrer les clients ou les fournisseurs à la gestion manuelle des formulaires. Si vous devez numériser le même formulaire encore et encore pour différents utilisateurs, vous pouvez utiliser des codes-barres intégrés pour automatiser le processus. Les codes-barres intégrés - imprimés directement sur le document ou sous forme d'autocollant - servent au système de gestion électronique des documents savoir quel type de document vous numérisez et classez-le automatiquement au bon endroit.

Bref, reconnaître automatiquement le type de document. Il s'agit d'une méthode de saisie de données rapide et précise, car les informations clés contenues dans un code-barres peuvent être utilisées pour gérer correctement la base de données.

Pourquoi utiliser un code-barres dans la gestion de documents ?

La gestion de documents par code est une activité de plus en plus fréquente et avec l'essor des scanners sans fil, de plus en plus de personnes les utilisent. Les solutions logicielles qui intègrent le traitement des codes à barres - tels que les codes QR - dans le cadre de gestion des documents sont d'une grande aide.

Le principal avantage d'une plate-forme de numérisation de documents est qu'avec un lecteur de codes-barres, elle permet une recherche rapide sur les documents à code. De toute évidence, il est beaucoup plus efficace que le processus manuel de saisie de données, d'indexation de documents et de fichiers, dans lequel l'erreur humaine est presque inévitable.

Avantages du code-barres dans la gestion des documents

L'utilisation de codes-barres répond à l'obtention de buts et d'objectifs précis :

• Gagnez du temps : en réduisant le temps consacré aux tâches qui ajoutent peu de valeur aux processus métier.

• Économies de coûts : le temps, c'est de l'argent ; En optant pour la gestion électronique des documents et les processus d'affaires automatisés, nous réduisons l'utilisation de papier et de consommables, en plus de pouvoir profiter du temps dans des activités plus rentables.

• Facilité d'accès : la gestion des documents et enregistrements électroniques, à l'aide de codes-barres, facilite l'accès aux informations nécessaires, au moment où elles sont nécessaires, sans que le lieu soit une limitation, puisque l'accès multiplateforme permet à tout utilisateur d'accéder au système. Il améliore l'insertion d'informations et de documentation dans le système, et donc l'expérience de recherche devient plus facile.

• Sécurité : les utilisateurs accéderont aux informations et aux données dont ils ont besoin pour effectuer leur travail, toujours en conformité avec les mesures et protocoles de sécurité appliqués par l'entreprise. Activer ou désactiver les autorisations, ou approuver la distribution du contenu ; les utilisateurs pourront visualiser le contenu, ou les informations logées dans le code-barres, dans les conditions appliquées par l'organisation

• Amélioration continue et transversale : l'utilisation des codes-barres dans la gestion documentaire de l'organisation facilite les besoins de base tels que l'étiquetage, la lecture des articles, la gestion des stocks, les statistiques d'achat et de vente. Il offre un certain nombre d'avantages dont de nombreux départements ou environnements au sein d'une même organisation peuvent bénéficier de manière égale.

Pour plus d'informations sur tous les codes-barres pris en charge par OpenKM, nous vous recommandons d'accéder à ce  lien .