5 types d'entreprises qui ont besoin d'un système de gestion de documents sécurisé

5 types d'entreprises qui ont besoin d'un système de gestion de documents sécurisé

Écrit par Mario Zules le 18 octobre 2019

Avec le grand nombre de documents et d'informations confidentielles traités par les entreprises modernes, on ne saurait trop insister sur l'importance des solutions de gestion documentaire. Toute organisation qui traite de la documentation, des fichiers client aux factures en passant par les chèques, a besoin des outils de gestion de documents sécurisés pour stocker et gérer les informations. En matière de gestion documentaire et de leurs processus métier, d’autres ne sont absolument pas conscientes du fait qu’elles ont besoin d’un système de gestion de documents jusqu’à ce qu’il soit trop tard. Voici cinq secteurs qui peuvent améliorer leurs avantages concurrentiels en mettant en œuvre un logiciel de gestion électronique de documents:

Services d'assistance

Les services d'assistance constituent une activité en forte croissance dans les pays développés, compte tenu de l'augmentation constante de la demande de soins pour les personnes âgées. Des études récentes indiquent que l'admission de patients dans des maisons de retraite devrait doubler d'ici 2030.

Ce type de croissance dans le secteur des services de soins pour personnes âgées présente plusieurs défis. Ils traitent du taux de roulement élevé des patients, de la réglementation gouvernementale, de l'accès aux informations personnelles, du stockage des données et de l'augmentation des coûts d'exploitation. Sans parler des défis liés au désordre, à la désorganisation et à la présentation de documents papier.

Vous pouvez perdre du temps à trier des documents, à les classer ou à rechercher des dossiers perdus, mais dans une maison de retraite, les patients sont la partie essentielle du travail. La rationalisation des processus manuels avec les gestionnaires de documents contribuera grandement à améliorer les sociétés d’assistance personnelle en assurant la sécurité du stockage, des sauvegardes, de l’échange de documents et de l’automatisation des processus opérationnels; réduisant ainsi les coûts d'exploitation.

Transport et logistique

Comme toute autre entreprise qui utilise des processus et des documents sur papier, l’industrie des transports n’est pas à l’abri de catastrophes telles que les insectes nuisibles, les incendies ou d’autres événements de force majeure. Prenons l'exemple d'une entreprise de transport qui s'occupe de la logistique de ses clients. Cette entreprise traite avec environ 5 000 conducteurs ou plus qui livrent et entretiennent le parc. Ces entreprises ont également de nombreuses équipes et plus de 1000 sites.

Toutes ces opérations nécessitent une documentation, car les chauffeurs ont souvent des manuels pour signer les livraisons, les heures d'arrivée et de départ, ainsi que ce qui est envoyé, où et à quelle heure. Ces entreprises ont besoin de gestionnaires de documents basés sur le cloud, qui garantissent la sécurité et une restauration facile pour gérer toute la documentation et garantir toutes les informations. Les systèmes de gestion de contenu peuvent aider les entreprises de transport et de logistique à gérer toute la documentation, à automatiser les processus métier, à éviter la perte de documents essentiels et à améliorer encore la productivité des employés.

Les documents numérisés sont faciles à stocker, à partager et à protéger via des portails et des sauvegardes sécurisés. En cas d’incendie ou de tout autre désastre naturel, les entreprises de transport resteront en activité grâce aux systèmes de gestion documentaire qui offrent des solutions de stockage en nuage.

Les fabricants

Les entreprises de fabrication sont une autre catégorie d'entreprises qui devraient utiliser des systèmes de gestion de documents. Malheureusement, ils ont tendance à se concentrer davantage sur le processus de production et à oublier de protéger la documentation cruciale dans la poursuite du principe commercial.

La production de biens doit correspondre aux besoins et aux demandes des clients. Cela dit, il est essentiel de trouver l'approche la plus rentable pour collecter les données sur les clients et de s'assurer que ce qui est fabriqué satisfait le consommateur. En outre, si les informations confidentielles du client sont volées ou exposées à des catastrophes, l'organisation pourrait subir des pertes.

Un système de gestion électronique des documents et des enregistrements aide à prévenir de telles circonstances. Il aide également les entreprises de fabrication à organiser des processus automatisés et des sauvegardes de la documentation.

Entreprise à domicile

Des millions de personnes se tournent vers les entreprises à domicile pour profiter du travail dans le confort de leurs canapés. D'autres voudront peut-être gagner quelque chose en plus pour améliorer leur revenu. Ces entreprises vont du travail indépendant ou du commerce électronique aux entrepreneurs autonomes qui gèrent leur propre entreprise, comme une boulangerie, par exemple. La plupart de ces entreprises utilisent des systèmes de fichiers manuels avec des documents papier.

Malheureusement, les documents professionnels s’accumulent avec le temps et, finalement, la documentation devient un cauchemar. Il est nécessaire de disposer d'une solution de gestion documentaire facilitant le stockage, la récupération et la sécurité des données. Un logiciel de comptabilité devrait probablement être inclus pour rendre les processus de facturation beaucoup plus accessibles.

Construction et automobile

Les magasins de matériaux de construction et les magasins d’automobiles traitent souvent avec les clients, voire même effectuent des transactions par téléphone. Beaucoup de ces magasins ne reconnaissent pas la nécessité de protéger les documents. D'autres ignorent toute solution de gestion de documents car ils estiment ne pas avoir besoin d'un système pour partager leurs informations, ce qui est une grave erreur. Les magasins de détail, comme toute autre entreprise, exigent, entre autres, une solution efficace en matière de gestion financière, de logistique, d’enregistrement des clients, de services administratifs et de facturation.

Le logiciel de gestion documentaire aide les entreprises de construction et les concessionnaires automobiles à améliorer leurs processus métier en automatisant le flux de travail des documents et en améliorant les performances des employés. En outre, ces sociétés doivent sécuriser les informations des employés et des clients.

Cabinets d'avocats

Les cabinets d'avocats gèrent beaucoup de documentation. Prenons comme exemple des allégations, des formulaires, des lettres et d’autres documents. Sans parler des grands archives de papier. Ce facteur est déjà une raison suffisante pour que chaque cabinet d’avocats obtienne un système de gestion électronique de documents.

Un logiciel de gestion des dossiers propose plusieurs outils permettant de gérer toute la documentation. Un cabinet d’avocats peut bénéficier de la double sauvegarde d’une solution cloud qui non seulement garantit un stockage sécurisé, mais rend également le suivi des documents simple et efficace. De plus, la documentation électronique peut éliminer tous les papiers et libérer de l'espace de stockage.

Un système de gestion de documents améliore la collaboration grâce à l'utilisation d'outils permettant aux utilisateurs de partager tout type de fichier et même de travailler simultanément sur le même projet. Le référentiel centralisé est un autre avantage essentiel des logiciels de gestion électronique documentaire et de gestion des enregistrements. Toute votre documentation, y compris vos courriels et vos informations de cas, fait l’objet d’une classification centralisée et se trouve au même endroit. Cet outil de gestion organise tous les fichiers en fonction des types de cas et facilite donc le travail.

Conclusion

Toute entreprise ou organisation souhaitant prospérer au XXIe siècle a besoin d’un système de gestion documentaire.

Les avantages de l’obtention d’un tel logiciel incluent: un stockage sécurisé pour une grande variété de documents, notamment des courriers électroniques, des fichiers pdf et des feuilles de calcul. Les outils de suivi et de surveillance des audits vous permettent de savoir qui accède à quel document et un accès basé sur des autorisations aux documents confidentiels. Sans oublier les outils solides pour la collaboration et le suivi des documents qui vous permettent de travailler avec vos collègues sur divers projets.

Contactez-nous aujourd'hui. Nous serons heureux de vous montrer comment un système de gestion de documents personnalisé peut vous aider à améliorer vos processus métier et à accroître votre efficacité.