5 conseils pour améliorer la sécurité des documents au travail

5 conseils pour améliorer la sécurité des documents au travail

Écrit par James Dorian le 8 mai 2020

Comment les systèmes de sécurité sont-ils établis dans une entreprise moderne ?

Heureusement, les organisations ont abandonné la vieille coutume de conserver les dossiers dans des boîtes en carton, classés par date. Lorsqu'il s'agit d'informations confidentielles, ce n'est pas la meilleure façon de les protéger, quel que soit le nombre d'agents de sécurité que vous employez.

Nous avons la technologie maintenant, donc toutes les organisations doivent l'utiliser pour améliorer la sécurité de l'information. Pourtant, ce n'est pas un système facile à mettre en place. La documentation physique est toujours importante, il faut donc penser dans deux directions : assurer la protection physique et numérique.

En 2011, les  pirates ont eu accès au géant de la technologie Kaspersky, un fournisseur international de cybersécurité. Les données et la technologie du renseignement sensible ont été compromises. Kaspersky disposait de fonctionnalités de sécurité avancées, mais apparemment cela n'était pas suffisant pour empêcher la violation de données.

Une entreprise moderne a beaucoup d'informations à protéger, elle doit donc assurer la sécurité sur le lieu de travail.

Nous partagerons les conseils de sécurité les plus importants pour le lieu de travail.

5 conseils pour la sécurité au bureau

1. Améliorer la protection physique du lieu de travail

Vous pouvez commencer par mettre en œuvre un programme de sécurité de haut niveau pour protéger le lieu de travail.

• Où et comment l'entreprise stocke-t-elle les fichiers physiques ? Cette partie du bureau a besoin de systèmes de contrôle d'accès. Tous les employés ne peuvent pas y entrer. Attribuez clairement les personnes qui ont accès à ces fichiers. Ils ne doivent pas apporter d'appareils mobiles ou tout autre appareil pouvant prendre des photos dans cette zone.
• Les petits classeurs à fermeture éclair sont parfaits pour les entreprises qui n'ont pas un grand volume de paperasse. S'il y a beaucoup de stockage de documentation, vous devriez envisager d'investir dans une installation hors site avec son propre personnel et des politiques de surveillance vidéo 24h/24 et 7j/7.
• Mettre en œuvre une technologie qui nécessite des cartes spéciales pour que les employés puissent entrer dans l'entrepôt verrouillé.
• Fixez des normes élevées pour savoir quoi faire avec la documentation lorsque vous êtes prêt à vous en débarrasser. Vous ne devez pas le jeter tel quel, car il peut compromettre des données confidentielles. Vous pouvez le détruire si vous êtes absolument sûr que l'entreprise n'en a plus besoin ou si vous envisagez de transférer d'anciennes données sur des disques durs. Vous devrez conserver ces disques durs externes dans un endroit sûr avec un contrôle de température approprié.
• Chaque employé doit laisser un bureau propre une fois son quart de travail terminé. Ils ne doivent laisser aucun fichier sensible exposé.

La  Federal Aviation Administration propose des conseils de sécurité efficaces pour protéger les dossiers. Jetez-y un coup d'œil; Ils travaillent pour tout type d'organisation.

2. Sécurisez tous les appareils

Vous et vos employés utilisez des ordinateurs et des appareils mobiles pour accéder à un document électronique. Pour ce faire, ils utilisent des codes d'accès. Vous pouvez mettre en œuvre certaines mesures de sécurité pour protéger vos informations :

• Assurez-vous de configurer un VPN sur un Mac  ou tout autre ordinateur, afin que vos employés n'exposent pas votre position lorsqu'ils naviguent sur le Web.
• Désactivez la mémorisation automatique du mot de passe sur tous les appareils. Pendant la formation des employés, vous devez demander à tout le monde de faire de même. Si l'appareil est perdu et se souvient de tous les mots de passe des actifs de l'entreprise, des données sensibles seront exposées.
• Ne laissez pas vos employés stocker des données sensibles sur des appareils personnels. Vous pouvez le faire en désactivant les exportations de documents électroniques.
• Limitez l'accès aux sites Web dangereux afin que vos employés ne puissent pas y accéder depuis leur travail. C'est une règle essentielle pour la cybersécurité au niveau organisationnel.

Une politique restrictive est nécessaire lorsque l'on vise la protection des données électroniques. C'est là que l'équipe informatique entre en scène. Embauchez des professionnels de haut niveau et suivez leurs recommandations.

3. Mettre en œuvre un contrôle d'accès avancé

Une protection multicouche est nécessaire lorsque vous devez améliorer votre sécurité. En faisant cela, vous limitez l'accès à vos données les plus sensibles aux seules personnes qui en ont besoin.

• Les informations confidentielles doivent nécessiter plusieurs connexions. Les employés qui ne travaillent pas avec ces données ne pourront pas y accéder. Les pirates informatiques auront également du mal à accéder aux données qui nécessitent plusieurs étapes de connexion.
• Les mots de passe doivent être forts. Ne laissez pas vos employés les écrire. Ils ne doivent pas être faciles à deviner. Vous devez également changer régulièrement les mots de passe.

4. Formez vos employés

Une formation avancée en sécurité peut coûter de l'argent. Cependant, cela réduit également les coûts des entreprises à long terme.

Vos employés peuvent mettre les données en danger s'ils ne sont pas correctement formés. Si, par exemple, l'équipe marketing utilise un logiciel de gestion de projet et utilise des données sensibles pour le configurer, cela peut compromettre ces informations.

● Le directeur général, les représentants du service client, l'équipe marketing des ventes... chaque employé doit faire partie de cette formation.
● Commencez par expliquer pourquoi la confidentialité est si importante. C'est important non seulement pour les clients de l'entreprise, mais aussi pour les employés. Ensuite, donnez des conseils pratiques sur la protection des données. Encouragez tout le monde à utiliser des mots de passe forts, apprenez-leur à détruire des documents et expliquez les restrictions d'accès physique aux documents.
● Répétez la formation de temps en temps, afin de vous assurer que tout le monde respecte les règles et de les informer des mises à jour.
● Inclure le service informatique dans les sessions de formation. Ils fourniront aux autres employés des informations sur le phishing, la sécurité des mots de passe et d'autres points importants.
● Si vous ne savez pas comment organiser cela, vous pouvez faire appel à une  entreprise extérieure pour dispenser ce type de formation.

5. Investissez dans la sécurité des données électroniques haut de gamme

Le maintien de la documentation physique dans l'organisation nécessite un espace supplémentaire et un plan de protection sécurisé. Vous devrez fournir des issues de secours et des plans d'action en cas d'incendie, d'inondation ou d'autres dangers pouvant entraîner une perte d'informations. Aujourd'hui, la plupart des entreprises choisissent de stocker les données au format électronique. Beaucoup choisissent de le stocker dans le cloud.

Le cloud est une option pratique et abordable. Vous n'avez pas à investir dans des disques durs, qui doivent être stockés dans des espaces correctement conditionnés avec une sécurité accrue à bord. Cependant, le cloud n'est pas l'option la plus sécurisée dont vous disposez.

L'espace où vous stockez vos données dans le cloud n'appartient pas à l'entreprise. Vous ne pouvez pas y implémenter vos propres règles de sécurité. C'est pourquoi nous devons déconseiller le stockage de données confidentielles sur des serveurs cloud populaires. Mieux vaut le garder sur des disques durs externes. N'oubliez pas les sauvegardes fréquentes. Vous devrez protéger ces disques durs comme vous protégeriez la documentation physique. Tous les membres de l'entreprise n'auront pas accès à cette zone restreinte. Seuls vous et certains employés autorisés aurez accès à ces informations.

Chaque entreprise réputée investit dans la sécurité des documents

Les mesures de sécurité de la documentation ne sont pas une option, elles sont une nécessité. Une entreprise perdra facilement son statut en cas de violation de données. Lorsque eBay a eu cet incident, il a reçu de nombreuses critiques. Les gens ne feront plus jamais confiance au service comme ils le faisaient auparavant, après avoir exposé leurs noms, mots de passe, adresses e-mail cryptées et autres données personnelles.

Les entreprises ont besoin de données confidentielles pour fournir leurs produits ou services. Cependant, la façon dont ils conservent et protègent ces données fait une différence dans le monde. Assurez-vous de faire la différence ! La réputation de votre entreprise en dépend.

À propos de l'auteur : James Dorian est un éditeur professionnel. C'est un féru de technologie qui en sait beaucoup sur les applications modernes qui rendront votre travail plus productif. Lisez des tonnes de blogs en ligne sur la technologie, les affaires et les moyens de devenir un vrai professionnel dans notre monde plein d'innovations.