10 étapes pour créer un plan de gestion de documents

10 étapes pour créer un plan de gestion de documents

Écrit par Kristin Savage le 17 janvier 2020

La gestion des documents est un sujet brûlant en ce moment, étant donné l'importance des données, dans la façon dont le monde fait des affaires, à l'ère numérique. Si vous voulez vous assurer que votre entreprise ne soit jamais victime de vol de données ou des scandales de violation qui semblent être partout, vous aurez besoin de l'un des meilleurs systèmes de gestion de documents. C'est le système de procédures internes qui garantit que vous avez tout couvert lors du traitement de votre documentation. Ci-dessous, nous vous montrons comment maintenir un plan de gestion des enregistrements sans problème en dix étapes simples.

Désignez une équipe ayant de l'expérience et un ensemble diversifié de compétences

Si vous voulez dormir l'esprit tranquille en sachant que tout est sous contrôle et que vos documents personnels ne risquent pas d'être piratés, vous devrez mettre votre meilleur personnel en la matière. Ce sont eux qui connaissent votre entreprise de l'intérieur et, lorsque cela est possible, devraient provenir du plus grand nombre possible de départements. De cette façon, vous aurez une image précise de la façon dont les données et les fichiers électroniques sont utilisés dans toute l'entreprise, et ne modifierez pas constamment votre plan pour répondre aux besoins des différents services.

Définissez vos procédures système pour que tout le monde comprenne

Il ne sert à rien d'avoir l'un des systèmes de gestion de documents les plus avancés si seulement une poignée de personnes peuvent le déchiffrer. Vous avez peut-être trouvé l'approche la plus intelligente et innovante pour stocker des documents, mais si les gens ne savent pas comment l'utiliser, cela n'aura pas un grand impact sur la façon dont ils font les choses.

La solution la plus simple est souvent la meilleure, alors recherchez toujours des moyens de réduire les étapes afin d'éliminer autant que possible les efforts en double. Cela peut ne pas sembler être un changement significatif maintenant, mais lorsque des centaines de personnes suivent le plan pendant des années, cela peut bientôt faire une grande différence en matière de productivité et de performances.

Créez un plan d'action clair et un exemple de calendrier

Si vous souhaitez que votre projet évolue et archive facilement chaque document électronique, vous devrez pouvoir lister votre plan d'action de manière claire et concise. En indiquant clairement et succinctement ce que vous prévoyez de faire, vous serez en mesure d'identifier les endroits où vous devez affiner votre approche. Si vous gardez les choses vagues et ne parlez qu'en termes généraux, vous ne trouverez jamais rien de mal; Et ça peut être un problème.

"Je me suis toujours efforcé de garder notre système de gestion des documents, aussi simple que possible. Le fait qu'il s'agisse d'un système puissant qui fait quelque chose d'important ne signifie pas que son utilisation devrait être compliquée. En fait, comme tout le monde va l'utiliser , il doit être aussi efficace que possible », explique Estelle Leotard, spécialiste du contenu chez Is Accurate.

Organisez et restructurez vos fichiers et documents actuels

Maintenant que le cadre de votre plan de gestion est en place, vous pouvez commencer par y charger vos données et matériaux existants. Il s'agit d'une excellente occasion d'identifier toute omission passée inaperçue jusqu'à présent, et elle est également cruciale si vous souhaitez créer une solution commune. Si vos anciens et nouveaux fichiers sont gérés de deux manières totalement incompatibles, cela créera beaucoup de travail supplémentaire pour de nombreuses personnes de l'équipe.

Éliminez les documents redondants pour optimiser vos ressources

Si vous pensez suivre les conseils mentionnés dans le présent article, pourquoi ne pas utiliser également ce projet pour vous débarrasser des documents en double ou redondant? Il vous fera gagner du temps en les intégrant à votre nouveau plan et en libérant de l'espace de stockage. Exactement ce dont vous avez besoin lorsque vous souhaitez que vos données et informations soient facilement trouvées et accessibles.

Examiner l'élimination et le stockage sûrs de toute la documentation

Tout ce dont vous décidez de vous débarrasser doit être éliminé correctement. Cela pourrait être par l'embauche d'une entreprise de déchiquetage, spécialisée dans l'élimination des copies papier, ou votre équipe des technologies de l'informations, interne, peut effacer les sauvegardes et les anciens disques durs. Quelle que soit la combinaison dont vous avez besoin, assurez-vous de suivre toutes les règles et réglementations à la lettre. De cette façon, vous saurez que toute information confidentielle ne tombera pas entre les mains de tiers.

Effectuez un test réaliste de votre nouveau plan de gestion

Tester un plan de gestion est quelque chose que beaucoup de gens hésitent à faire, et pour une bonne raison: ils ne veulent pas qu'il échoue. Bien qu'il soit compréhensible que vous estimiez qu'un test ayant échoué est un grand pas en arrière, n'est-il pas préférable d'identifier les problèmes et les clés le plus tôt possible? Considérez tout test que vous faites comme une opportunité de valider et d'améliorer votre système, au lieu de douter de la capacité des personnes qui l'ont créé. De cette façon, cela se terminera par une solution viable qui résistera à l'épreuve du temps.

Tenir le reste de l'entreprise à jour

Maintenant que tout fonctionne, vous devez concentrer votre attention sur la formation du reste de l'équipe. Une fois que tout le monde est à jour, vous verrez que votre entreprise va passer au niveau suivant sans que vous vous en rendiez compte.

«J'ai convoqué une réunion à tous pour souligner les principales caractéristiques de notre plan de gestion des documents avant son lancement. J'ai ensuite divisé l'entreprise en équipes plus petites afin que nous puissions offrir une formation spécifique à tous ceux qui en avaient besoin ", explique Marie Fincher, directrice du contenu de Trust My Paper et rédactrice invitée chez Grab My Essay.

Planifiez des sessions de maintenance et de mise à jour périodique

Des sessions de maintenance et de mise à jour régulières sont essentielles si vous souhaitez tirer le meilleur parti de votre investissement initial en temps, en efforts et en argents. Vous essayez de mettre à jour votre infrastructure et vos procédures afin que votre système puisse évoluer en parallèle avec votre entreprise. L'autre s'assure que tous les membres de l'équipe savent utiliser les processus qu'il a mis en place.

Apprenez de vos erreurs, pour que votre système s'améliore toujours

Des erreurs se produiront, quelle que soit votre préparation. La clé est de les détecter, de les identifier puis de corriger les erreurs qui les ont provoquées. Si vous faites ces trois choses, vous aurez une solution qui profite à l'entreprise.

Conclusion

Maintenant que vous avez lu notre guide, étape par étapes, sur la façon de lancer votre programme de gestion de documents, c'est à vous de le faire. Il peut sembler que c'est plus facile à dire qu'à faire, mais avec une approche proactive et un peu de planification, vous vous dirigerez dans la bonne direction en un rien de temps. Exactement ce dont vous avez besoin pour bâtir votre entreprise sur des bases robuste et solides.

À propos de l'auteur: Kristin Savage nourrit, stimule et améliore la magie de l'écrit. En plus d'obtenir son diplôme en création littéraire, Kristin a acquis une expérience dans l'industrie de l'édition, avec une expérience dans les stratégies de marketing pour les éditeurs et les auteurs. Elle contribue régulièrement à Supreme Dissertations, écrivain de Wow Grade et écrivain invité de BestEssay.